Procedure klachtenbehandeling betreffende trainingen

Deelnemer: de deelnemer aan de training die een klacht indient

Trainer: de trainer van de betreffende training. Als de trainer niet de eigenaar van Ontmoeting op de grens is kan ook Ontmoeting op de grens worden aangeklaagd

Mediator: degene die de klacht gaat behandelen

Procedure:

Zo spoedig mogelijk wordt de ontvangst van de klacht per email aan de deelnemer bevestigd. Daarna wordt daarvan per email mededeling gedaan aan de trainer van de betreffende training en/of aan Ontmoeting op de grens.

De mediator stelt deelnemer en trainer in de gelegenheid te worden gehoord over hetgeen in de klacht is verwoord. In overleg worden deelnemer en trainer tezamen dan wel apart van elkaar worden gehoord.

De mediator heeft geheimhoudingsplicht en beschermt de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Zij kan zich laten adviseren door deskundigen, die eveneens tot geheimhouding zijn gehouden.

De partijen kunnen zich tijdens de behandeling van de klacht op eigen kosten laten bijstaan door een of meer door hen aan te wijzen personen.

Na onderzoek kan de mediator – in overleg met partijen – besluiten om te pogen door bemiddeling de klacht weg te nemen. Wanneer de bemiddelingspoging tot genoegen van partijen is geslaagd, wordt de klacht door de mediator als afgehandeld beschouwd en worden de partijen daarvan in kennis gesteld

Indien geen bemiddelingspoging wordt gedaan of indien een bemiddelingspoging geen succes heeft, neemt de mediator zo spoedig mogelijk, bij voorkeur binnen dertig dagen na indiening van de klacht, een besluit over de afhandeling van de klacht.

Dit besluit wordt met toelichting medegedeeld aan beide partijen.

Het besluit van de mediator is bindend.